Auf dieser Seite wird der klassische Vertragsabschluss, auch bekannt als CYREX CONTRACT Classic, erklärt. Wie alle Methoden zum Vertragsabschluss ist auch Contract Classic nach der aktuellen Rechtslage und den neusten Datenschutzstandards gültig.
¶ Vor dem Vertragsabschluss
In jedem Fall muss vor dem Vertragsabschluss eine Verifikation in Form von CYREX IDENT erfolgen.
¶ Informationen
Der klassische Vertragsabschluss ist für alle Personen gedacht, die nichts mit einem modernen Online-Abschluss anfangen können, oder die nicht mit unserem Partner für den Online Vertragsabschluss kooperieren möchten. Wie gewohnt nutzt die klassische Variante den Postweg für den Rückversand der originalen und unterzeichneten Dokumente.
Da bedingt durch die Menge der übermittelten Unterlagen ein Postversand für die Organisation weder zeitgemäß, noch wirtschaftlich wäre, verzichten wir auch zum Schutz der Umwelt auf den Erstversand auf dem Postweg.
Wir empfehlen dringend und ausdrücklich den Vertragsabschluss über die schnellere Online Variante.
Die Kosten für den Rückversand der orignalen Dokumente trägt der Vertragspartner selbst.
¶ Ablauf
Nachfolgend wird der Ablauf des klassischen Vertragsabschlusses bei unserer Organisation erklärt:
¶ Schritt 1: Einlesung der Daten
Nach einem positiven Bewerbungsgespräch und einer erfolgreich durchgeführten Verifikation durch CYREX IDENT ist bereits klar welche Vertragsunterlagen benötigt werden. Die benötigten Unterlagen werden nun mit den Daten aus der Verifikationsanfrage befüllt.
¶ Schritt 2: Zusammenstellung der Unterlagen
Die nötigen Vertragsunterlagen werden nun inklusive der benötigten Informationsdokumente zusammengestellt und für den Erstversand vorbereitet.
¶ Schritt 3: Versand der Unterlagen
Bei der klassischen Variante werden die Vertragsunterlagen mit allen Zusatzinformationen in der Cloud als PDF Dokumente hinterlegt. Die Vertragsunterlagen befinden sich in einem extra gesicherten Ordner und können nur von unseren Ansprechpartnern und dem zukünftigen Vertragspartner eingesehen werden. Damit der zukünftige Vertragspartner die Unterlagen nun einsehen kann, erhält er an die E-Mail Adresse aus dem Verifikationsvorgang einen Link zu einem weiteren sicheren Login. Dieser Link kann alternativ auch über andere sichere Kommunikationswege übermittelt werden, sofern sichergestellt werden kann, dass es sich um die korrekte Person handelt. Da für diesen Login ein sicherer Schlüssel benötigt wird, muss der zukünftige Vertragspartner nun zusätzlich Kontakt zu unseren Ansprechpartnern aufnehmen um sich den Schlüssel geben zu lassen. Nach Eingabe des Schlüssels lassen sich die Unterlagen für 14 Tage einsehen, herunterladen und ausdrucken.
¶ Schritt 4: Vertragsunterzeichnung
Der zukünftige Vertragspartner hat nun vierzehn (14) Tage Zeit, die übermittelten Vertragsunterlagen zu unterzeichen und die originalen Dokumente per Post an die in den Informationen hinterlegte Adresse zu versenden. Es ist zwingend notwendig, dass alle Vertragsunterlagen vollständig, unterzeichnet und als Original innerhalb von vierzehn (14) Tagen bei der Organisation eintreffen. Eine einmalige Fristverlängrung von weiteren sieben (7) Tagen kann in Ausnahmen gewährt werden. Sollten die Vertragsunterlagen auch dann nicht bei der Organisation eingetroffen sein, wird die Vertragsabwicklung beendet und der Vertragspartner hat alle Kopien der erhaltenen Unterlagen vollständig zu vernichten.
¶ Schritt 5: Vertragsbestätigung
Sobald die Organisation die Vertragsunterlagen erhalten hat, werden diese auf Vollständigkeit und korrekter Unterzeichnung geprüft. Sollten die Unterlagen nicht vollständig sein, wird der Vorgang ab Schritt 3 wiederholt und mit der neuen Frist von sieben (7) Tagen durchgeführt. Sind die Unterlagen vollständig und korrekt unterzeichnet, werden diese nun vom Vertragspartner der Organisation unterzeichnet, digitalisiert und die originalen Unterlagen in einem sicheren Aktenschrank beim Executive Director aufbewahrt. Der neue Vertragspartner erhält nun eine E-Mail an die im Verifikationsvorgang hinterlegte Adresse, welche einen Link zu den digitalisierten Dokumenten enthält. Um erneut Zugriff auf diesen Link zu erhalten, benötigt der Vertragspartner einen sicheren Schlüssel, den er vom Head Management über einen anderen Kommunikationsweg erhält. Mit diesem Schlüssel kann der Vertragspartner nun die bestätigten Unterlagen für sieben (7) Tage einsehen und für seine eigenen Unterlagen über eine sichere Verbindung herunterladen. Der Vertragspartner ist selbst dafür verantwortlich, innerhalb der sieben (7) Tage die Unterlagen an einem sicheren Ort seiner Wahl zu sichern.
Ein nachträglicher Zugriff auf die eigenen Vertragsunterlagen ist zwar möglich, erfordert aber eine entsprechende Legitimation und eine Anfrage an die Personalleitung.
