Auf dieser Seite wird der online Vertragsabschluss, auch bekannt als CYREX CONTRACT Online, erklärt. Wie alle Methoden zum Vertragsabschluss ist auch Contract Online nach der aktuellen Rechtslage und den neusten Datenschutzstandards gültig.
¶ Vor dem Vertragsabschluss
In jedem Fall muss vor dem Vertragsabschluss eine Verifikation in Form von CYREX IDENT erfolgen.
¶ Informationen
Der online Vertragsabschluss ist für alle Personen gedacht, die schnell und unkompliziert die Vertragsunterlagen unterzeichnen möchten. Es spart den Weg zur Post und lässt sich innerhalb von wenigen Stunden beenden. Für den Online-Abschluss setzen wir auf unseren Partner SignRequest.
Daher benötigen wir im Zuge des online Vertragsabschlusses auch eine Einwilligung, dass explizit unser Partner verwendet werden soll. Der Partner wird weder die Unterlagen, noch die persönlichen Daten selbst einsehen können. Nur die E-Mail Adresse wird für den Partner sichtbar übertragen.
Die Organisation hat einen DSGVO-konformen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit SignRequest abgeschlossen.
¶ Anbieter
Als Anbieter zur online Vertragsabwicklung setzen wir auf unseren Partner SignRequest. SignRequest ist eine legale und DSGVO-konforme Alternative zu vielen anderen Möglichkeiten. Weitere Informationen lassen sich direkt beim Anbieter SignRequest, oder hier abrufen.
Informationen zur rechtlichen Grundlage bei digitalen Signaturen: https://signrequest.com/en/electronic-signature-legal
¶ Ablauf
Nachfolgend wird der Ablauf des online Vertragsabschlusses bei unserer Organisation erklärt:
¶ Schritt 1: Einlesung der Daten
Nach einem positiven Bewerbungsgespräch und einer erfolgreich durchgeführten Verifikation durch CYREX IDENT ist bereits klar welche Vertragsunterlagen benötigt werden. Die benötigten Unterlagen werden nun mit den Daten aus der Verifikationsanfage befüllt.
¶ Schritt 2: Zusammenstellung der Unterlagen
Die nötigen Vertragsunterlagen werden nun inklusive der benötigten Informationsdokumente zusammengestellt und für den Erstversand vorbereitet.
¶ Schritt 3: Übermittlung an den Anbieter
Nun werden die vollständigen Vertragsunterlagen an unseren Partner SignRequest übergeben, der sich fortlaufend um die vollständige Abwicklung kümmert und mit beiden Vertragspartnern kommuniziert.
¶ Schritt 4: Versand der Unterlagen
Der Anbieter versendet nun eine Möglichkeit zur Einsicht und Unterzeichnung der Unterlagen an die vom Vertragspartner hinterlegte E-Mail Adresse bei dem Verifikationsvorgang. Diese E-Mail Adresse wurde von der Organisation bei der Beauftragung des Anbieters übermittelt. In der E-Mail vom Anbieter sind nun ein Button, alternativ ein Link und die beigefügten Informationen enthalten.
¶ Schritt 5: Vertragsunterzeichnung
Der zukünftige Vertragspartner hat nun vierzehn (14) Tage Zeit, die beim Anbieter abzurufenden Vertragsunterlagen direkt online zu unterzeichen. Entsprechende Anleitungen dazu gibt es vom Anbieter selbst. Sollte es dennoch Probleme bei der Unterzeichnung geben, können auch die Ansprechpartner um Hilfe gebeten werden. Eine Unterzeichnung ist mit allen gängigen Geräten, sprich auch mit Smartphones möglich. Sollte nach vierzehn (14) Tagen keine Vertragsunterzeichnung erfolgt sein, wird der Anbieter von der Organisation beauftragt den Vorgang abzubrechen. Eventuelle Kopien hat der Vertragspartner in diesem Fall vollständig zu vernichten.
¶ Schritt 6: Vertragsbestätigung
Wenn der neue Vertragspartner die Vertragsunterlagen beim Anbieter unterzeichnet hat, erhält der Executive Director der Organisation eine E-Mail vom Anbieter und kann den Vertrag bestätigen und selbst direkt online unterzeichnen. Im Anschluss erhalten beide Vertragspartner eine letzte E-Mail vom Anbieter mit den Informationsunterlagen, den bestätigten Vertragsunterlagen und einem Unterschriftenprotokoll. Diese Dokumente müssen von beiden Vertragspartnern gesichert werden, da der Anbieter diese umgehend löschen wird. Die E-Mails sollten zur Sicherheit nicht als Aufbewahrungsquelle dienen und nach der Sicherung der Unterlagen auch gelöscht werden.
Ein nachträglicher Zugriff auf die eigenen Vertragsunterlagen ist zwar möglich, erfordert aber eine entsprechende Legitimation und eine Anfrage an die Personalleitung.
